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大阪の印刷会社のブログ

帳票や封筒といった身近な印刷物に関わるお話や、当社の制作事例・活動状況などをご紹介していきます。

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封筒は企業の「顔」になる!ビジネスで利用する封筒の種類と用途について

公開日:2020.08.28

契約書やダイレクトメールなど、郵便物を送るときに欠かせない封筒。電子メールが普及したいま、手紙などでのやり取りは少なくなりましたが、ビジネスにおいては今でもさまざまシーンで封筒が使用されています。

封筒は、用途によって選ぶ種類が異なるだけでなく、デザインや色によって企業のイメージを左右するものでもあります。まさに企業の「顔」となる存在であるため、自社の魅力や信頼感を伝えられる封筒を使用することが大切です。

 

今回は、企業が用意しておきたい封筒の種類・サイズや、好印象を与える封筒の選び方、印刷屋に外注するメリットをご紹介します。

 

企業でよく使用される封筒の種類とサイズ

封筒にはさまざまな種類が存在しますが、ビジネスで一般的に使用されている封筒は大きく分けて3種類。それぞれいくつかのサイズがあり、種類によって使用される用途が異なります。

 

①角形封筒:書籍やパンフレットも折らずに入れられる

 

B4判やA4判などの紙を折らずに入れられる、長方形の封筒のこと。封筒の口は長方形の短い辺にあり、正方形に近い形が特徴です(横の長さより縦の長さが大きいが、2倍未満のもの)。

 

企業で多く使われるサイズは、以下の2種類です。

 

封筒の名前 サイズ 定型/定型外 特徴・使用されるシーン
角形1号 270☓382mm 定型外 B4用紙が折らずに入る

雑誌やパンフレットの封入に使われる

角形2号 240☓332mm 定型外 A4用紙が折らずに入る

契約書や履歴書の封入に使われる

 

契約書などの重要書類を送付するときには、“折り曲げ厳禁”なケースも少なくありません。角形封筒は、B4、A4などの書類を折らずに入れられるため、ビジネスでのやり取りに多く使用されているのが特徴です。

 

また、書類が雨で濡れたり破れたりしないように、クリアファイルに入れて郵送する場合も多いでしょう。上記の角形封筒であれば、クリアファイルを入れることも可能です。

 

定型外郵便に分類されるため、企業パンフレットやハンドブックなど、大きく厚めの書類を封入したい時にも活用できます。

 

②長形封筒:オフィス業務に必須な一般的な封筒

 

長方形の縦の長さが、横の長さの2倍程度ある封筒のこと。「なががたふうとう」と読みます。中身の一部が見える透明窓が付いたものもあります。

 

企業で多く使われるサイズは、以下の2種類です。

 

封筒の名前 サイズ 定型/定型外 特徴・使用されるシーン
長形3号 120☓235mm 定型 A4横三つ折りが入る

請求書や伝票、一般的な書類に使われる

長形4号 90☓205mm 定型 B5横三つ折り、A5横四つ折りが入る

L判写真の封入に使われる

 

長形封筒は、書類を折り曲げても差し支えない、手紙や請求書、領収書などの封入に使われることが一般的。なかでも長形3号はA4三つ折りが入るサイズのため、幅広いオフィス業務に使用できる一般的な封筒といえます。

 

A4やB5書類などを折り曲げて送付したい場合をはじめ、小さめの名刺やカードなどをそのまま封入したいとき、写真やはがきを折り曲げずに封入したいときにも活用できます。長形3号は定型郵便で郵送できますが、長形2号や1号は定型外となるため注意しましょう。

 

③洋形封筒:手紙やDM、招待状などにぴったり

長方形の長い辺に封入口がある、横型の封筒のこと。さまざまなサイズの種類があるため、利用する目的や用途に応じて選ぶことが大切です。

 

企業で使われることが多いサイズは、以下の2種類です。

 

封筒の名前 サイズ 定型/定型外 特徴・使用されるシーン
洋形2号 114×162mm 定型 A5の二つ折りが入る

はがきやカードの封入に使われる

洋長3号 235×120mm 定型 A4三つ折りが入る

招待状や案内状の封入に使われる

 

業務として利用するには角形封筒や長形封筒が一般的ですが、洋形封筒は特別なシーンで利用されることが多いのが特徴です。

 

封入口が広いことから挨拶状や招待状などに適しており、取引先やお世話になった会社への社交文書、儀礼文書などにも活用されています。その他、A4やB5の書類を折り曲げて入れたり、はがきやカードをそのまま入れる場合もあります。

 

また、洋形封筒では裏面の貼り方(カマス貼り、ダイヤモンド貼りなど)によって相手への印象を変えることもできます。フォーマルな印象を与えたい時には、封筒の貼り方にもこだわると良いでしょう。なお、洋形封筒はほとんどのサイズが定型郵便で郵送可能です。

 

好印象を与える封筒とはどんなもの?

お客様や取引先へ大切な書類を届ける封筒は、企業の第一印象を決める大切な要素です。日々のやり取りに欠かせないビジネスツールであるとともに、受け取る相手側にも自然と企業のイメージを定着させてくれることが、封筒の持つ役割といえるでしょう。

 

良い印象を持ってもらうためには、日々使う封筒にも、自社らしさや信頼性が伝わるものにこだわることが大切です。

 

無地の茶色や白色をした既製品の封筒を選ぶ企業もありますが、それだけでは受け取る人へ自社をアピールすることは難しいかもしれません。同じような郵便物と混同しやすくなるため、自社の封筒に目を留めてもらえないということもあるでしょう。

 

封筒を目にしたときに「この会社だ!」と認識してもらえるよう、そして安心感を与えるためには、既製品ではなく企業独自のオリジナル封筒を作成することが大切といえます。

 

差出人はあらかじめ印刷しておく

 

印刷会社に封筒印刷を依頼することによって、差出人の会社名や住所をあらかじめ封筒に印刷できるため、郵送のたびに差出人の情報を手書きしたり、ハンコを押すなどの手間をカットできるというメリットがあります。

 

自社アピールができる「オリジナル封筒」を作ろう!

企業で使う封筒は、単に郵送するためだけのアイテムではありません。

封筒の色やロゴ、仕様などを工夫することで、受け取る人に良い印象を与えることができます。企業イメージの定着や開封率アップ、業務効率化などのさまざまなメリットがあるため、自社のイメージや用途に合わせて魅力的なオリジナル封筒を作成してみませんか?

 

当社では、使用するシーンや企業のイメージに応じて、最適なオリジナル封筒をご提案いたします。会社名やロゴの印刷はもちろん、重要度の高い書類には透けない素材を使用したり、透明窓や口糊付のもの、環境にやさしい素材を使用したエコロジー封筒など、用途に応じてお選びいただけます。

 

受取人の印象を左右する封筒の色については、数十種類の幅広いカラーバリエーションの中から選択可能!「どんな色の封筒が適している?」「開封してもらえる封筒にしたい」などといった企業様に向けて、豊富なラインアップの中からぴったりの封筒作りをお手伝いいたします。

 

「オリジナル封筒」が企業のイメージ戦略につながる!

企業イメージを大きく左右する封筒だからこそ、独自性を発揮できるものにこだわりたいという企業が増えています。

 

「オリジナル封筒」では、既製品の無地の封筒とは異なり、封筒のサイズや用紙の種類、窓サイズとその位置を自由にアレンジすることが可能です。受け取る相手に自社らしさをアピールできるため、企業のイメージアップやブランディングとしても効果的なツールといえるのです。

 

オリジナル封筒を作ることで、以下のようなさまざまなメリットが得られます。

 

■会社名やイメージを定着できる

オリジナル封筒は、用紙の厚みや色、印刷するデザインを自由に工夫できるため、既製品の封筒よりも強いインパクトを与えることができます。頻繁に使う封筒の色やデザインを統一すれば、封筒を見るだけで会社名を認識してもらいやすくなるでしょう。また、個性溢れる封筒を作ることで、他社と差別化できるというメリットもあります。

 

■TPOを意識することで、信頼感を与えられる

TPOを踏まえて封筒の種類や色を工夫することにより、企業の「誠実さ」をアピールでき、信頼性の向上にもつながります。請求書などの個人情報が記載された書類は中身が透けないタイプの封筒を使用したり、お礼状や招待状などにはフォーマルな封筒を選ぶなど、それぞれの用途に分けて用意しておくことをおすすめします。

 

■郵送物の開封率アップが狙える

お客様へ案内状やDMを送付する場合にも、オリジナル封筒が有効です。ひと目で会社名が分かるロゴを入れたり、中身を見たくなるような透明窓をつけて受取人の興味を引くことで、封筒を開封してもらえる可能性がアップするでしょう。他の封筒と紛れてしまうことも防止できるため、DMやチラシなどの宣伝にも効果が期待できます。

 

 

いかがでしたでしょうか。赤木印刷では、近年需要が高まっている抗菌ニス加工にも対応可能です。小ロットでもフルカラーで印刷できるオンデマンド印刷機や、時間あたり1万枚印刷できる封筒専用印刷機も設備していますので、ぜひお問い合わせください。